「予算が先に決まっている案件なので、この金額に収まるように見積もってください」と言われた経験はないでしょうか。
予算から逆算した見積もりは、実際の作業量と噛み合わないまま走り出すことが多くあります。
工数の算出方法や計算式を知っていても、それを金額に変換してクライアントに提示する段階でつまずく人は少なくありません。
工数見積もりが外れる原因の大半は、計算そのものではなく、金額への変換と伝え方にあります。
この記事では、算出した工数を根拠のある金額に変換し、クライアントに納得してもらうまでの実務を扱います。
この記事のポイント
- 見積もりが外れるのは計算式ではなく金額への変換と伝え方の問題
- 見積金額は工数×単価にバッファと根拠を加えて決まる
- フリーランスの価格交渉の余地は61.7%にとどまる
- 実績工数を残すほど次の見積もりの説得力が増す
Contents
工数見積もりが実態と合わない本当の理由
工数見積もりが実態と合わなくなる最大の原因は、工数の計算精度ではなく、予算から逆算して数字を作ってしまうことにあります。
予算に合わせた見積もりで損失を出した経験
以前、予算があらかじめ決まっている案件を担当したことがあります。知見の浅い担当者が、その予算に収まるように工数を後付けで組み立てて見積もりを出し、結果として実際の作業量とまったく合わず、大きな損失につながりました。私自身もこの案件で概算見積もりを作成して担当者に渡していましたが、実際にかかった工数はその見積もりの3倍近くにのぼりました。要件が固まりきらないまま概算だけで金額を確定させてしまい、受注後に苦労する結果になりました。
予算から逆算する見積もりが危険な理由
予算から逆算する見積もりが危険なのは、数字の出発点が「作業量」ではなく「使える金額」になっているからです。金額を先に決めて時間に割り戻しても、実際に必要な作業を積み上げた数字と一致する保証はありません。予算内に収めようとするほど、見積もりの数字は現実から離れていきます。合わなければ、その差はそのまま受注者側の持ち出しになります。
見積もりが外れる原因の大半は工数の計算精度ではありません。予算から逆算して数字を作った時点で、作業量とは無関係な金額が先に確定してしまい、合わなければその差は受注者側の持ち出しになります。
工数そのものの算出方法に不安がある場合は、作業工数を類推や係数など4つの手法から算出する使い分けを先に確認しておくとよいでしょう。工数が正しく積み上がっていることを前提に、次は金額への変換方法を見ていきます。
工数と単価から見積金額を出す基本式
見積金額の出発点は、工数に単価を掛け合わせた数字です。この式自体はシンプルですが、単価の決め方で最終的な金額は大きく変わります。
見積金額を求める基本式は次の通りです。
見積金額 ＝ 工数 × 単価 ＋ バッファ分
単位を揃えて金額のズレを防ぐ
工数の単位が人時か人日かによって、掛け合わせる単価も人時単価か人日単価かで揃える必要があります。単位を途中で混ぜると金額計算そのものが崩れます。例えば工数を20人日と算出したのに単価を人時単価のまま掛けてしまうと、金額は実際の8分の1近くまで縮んでしまいます。工数の単位や人日・人月の換算ルールについては、工数とは何かと人月・人日・人時の単位ごとの計算方法で詳しく扱っています。
単価は感覚で決めない
単価は、時給換算した自分の人件費に経費や利益を上乗せして決めるのが基本的な考え方です。相場は業種や案件の性質によって幅があり、一律の正解はありません。前回は高め、今回は低めと場当たりで変えていくと、見積書を見比べられたときに説明がつかなくなります。急ぎの案件や休日対応が絡む案件では、通常単価に割増を乗せる運用をあらかじめ決めておくと、その場での判断に迷わずに済みます。この基本式に足りないのは、不確実性への備えであるバッファ分です。
工数見積もりを金額に変換する4つの手順
工数から見積金額を出す作業は、算出、掛け算、上乗せ、言語化という4つの手順に分解できます。どれか一つを飛ばすと、金額の根拠を聞かれたときに答えられなくなります。
1. 工数を算出する
タスクを分解して工数を算出します。具体的な進め方は前述の算出記事に譲りますが、ここで出す数字の精度が以降すべての手順の土台になります。粗い工数の上にどれだけ丁寧な計算を重ねても、出発点の粗さはそのまま最終的な金額に残ります。
2. 単価を掛けて仮の金額を出す
算出した工数に単価を掛け、仮の見積金額を出します。例えば工数を25人日、人日単価を3万円と置けば、仮の金額は75万円になります。この時点ではまだ確定値ではなく、次の工程でバッファを載せる前提の叩き台として扱います。
3. バッファとリスク分を上乗せする
案件の不確実性に応じて、仮の金額にバッファ分を上乗せします。仕様が固まっていない案件や初めて扱う技術を含む案件ほど上乗せ幅は大きくなり、先ほどの75万円の案件でも要件が未確定な部分が多ければ1割、2割と上乗せする判断が要ります。妥当な割合の決め方は前述の算出記事で扱っています。
4. 金額の根拠を言語化して見積書に落とす
金額がどういう前提で成り立っているかを言語化します。対象範囲、除外事項、見積もりの有効期限を明記しないまま金額だけを提示すると、後から範囲外の作業を無償で求められる原因になります。「トップページとサブページ5枚まで」「原稿とデータは支給前提」のように、含むものと含まないものを具体的に書き出しておくと、後から見返しても判断がぶれません。個人事業主として見積もりと請求の両方を自分で扱う実務の勘所は、個人事業主が工数管理を行う目的と収支改善への活かし方でも扱っています。
見積もりの出し方3パターンを比較する
| 出し方 | 数字の出発点 | 精度 | 危険な場面 |
|---|---|---|---|
| 予算逆算型 | 使える金額 | 低い | 予算と実作業量に乖離がある案件 |
| 工数積み上げ型 | 分解したタスクの所要時間 | 中〜高 | 分解が粗く、抜け漏れが残る案件 |
| 実績参照型 | 過去の類似案件の実績工数 | 高い | 参照できる実績がない新規領域 |
表が示すのは精度の差ではなく数字の出発点の違いです。予算逆算型は出発点が作業量と無関係なぶん、他の2つより外れやすくなります。ではなぜ、多くの現場で予算逆算型が使われ続けるのでしょうか。クライアント側の都合を優先しやすく、その場で数字を出しやすいからにほかなりません。どの出し方を選ぶかは手元にどんな情報があるかで決まります。実績参照型を使えるようになるには準備が要るため、後半で改めて扱います。
見積もりが外れたときの伝え方と交渉
見積もりが実績と大きくずれたとき、まず確認すべきはスコープが当初の前提から変わっていないかどうかです。前提が変わっていれば、それは見積もりの失敗ではなく再見積もりが必要な場面になります。
差分だけを切り出して再見積もりする
スコープが途中で広がった場合は、追加分だけを切り出して再見積もりを出します。全体を出し直すのではなく差分だけを提示すると、クライアントも判断しやすくなります。ここで効くのが、先ほど言語化しておいた前提条件です。「見積もり時点ではページ数を5枚と想定していましたが、確定要件では8枚に増えているため、差分の3枚分を追加でお見積もりします」というように、増えた分だけを数字で示すと感情的な対立になりにくくなります。
価格転嫁がそもそも難しいという前提を持つ
なぜ、金額を後から上げる交渉はこれほど難しいのでしょうか。受注者側から見た価格転嫁は、思うほど簡単ではない実態があります。インボイス制度後の調査では、価格転嫁ができたフリーランスは自ら交渉した分と先方からの申し出分を合わせても約18.7%にとどまります。一度提示した金額を後から引き上げる交渉は、多くの受注者にとって構造的に難しいものです。
だからこそ、見積もりの根拠は受注前に示しておくほうが得策です。工数の内訳と前提条件を最初の見積書に書き込んでおけば、後からの交渉ではなく最初の合意の一部として金額を守れます。値引きを求められた場合も、根拠がある見積書なら「どの作業を削れば金額を下げられるか」という建設的な話し合いに持ち込みやすくなります。見積もり精度の向上は、工数管理を続ける目的の一つでもあります。工数管理全体の目的とその他3つの位置づけについては、工数管理の目的を4つに整理して優先順位をつける考え方で扱っています。
実績工数を次の見積もりに活かす方法
工数見積もりの精度は、見積もりの手法を新しく変えるよりも、過去の実績をどれだけ参照できるかで決まります。
私自身、見積もり精度を上げるために、過去の類似案件の実績時間を振り返って参考にする方法をとっています。似た規模や内容の案件を過去にどれだけの時間で終えたかを振り返ると、勘だけで出す数字よりも根拠のある金額に近づきます。実績が1件、2件と積み上がるほど、次の見積もりで「この規模の案件は最短でもこれくらい、要件が固まっていなければこれくらい」という幅を持った言い方ができるようになります。この幅を持った言い方ができるかどうかが、見積もりを交渉の材料にできるかどうかの分かれ目になります。
記録がなければ振り返る対象がない
実績を参照できる状態にしておくには、案件ごとの作業時間を記録しておく必要があります。記録がなければ、振り返る対象そのものが存在しません。案件が終わった直後に、見積もり時の想定と実績の差をメモしておくだけでも、次に似た案件が来たときの参照材料になります。時間の記録方法や続けやすい粒度については、工数管理がめんどくさいと感じる本当の理由と続けられる仕組みの作り方で扱っています。doupのようなツールでタスクごとに時間を計測しておけば、次の見積もりを作るときに参照できる実績として残しておけます。
フリーランスが見積もりで損しない防御線
フリーランスや個人事業主が見積もりで損をしないためには、金額を交渉可能な状態にしておくこと、前提条件を書面に残すこと、再見積もりの基準を受注前に合意しておくことの3つが要ります。
交渉の余地を最初から残しておく
取引条件の交渉余地について、金額面で「交渉の余地がある」と回答したフリーランスは61.7%でした。一方、「いずれの項目でも交渉の余地がない」と回答した人は18.2%、約5人に1人にのぼります。交渉の余地は職種によっても差があり、企画・事務系では84.4%が余地ありと回答したのに対し、通訳・翻訳では35.9%にとどまります。交渉の余地が少ない職種であるほど、最初の見積金額の精度がそのまま最終的な収益に直結しやすくなります。
前提条件を見積書に明記する
対象範囲、除外事項、有効期限を見積書に書き込んでおきます。書いていない前提は、後から主張しても通りにくいものです。口頭で伝えただけの条件は、時間が経つほど双方の記憶からずれていきます。
再見積もりの基準を受注前に合意する
スコープが変わったときに再見積もりを出すという原則を、契約前にクライアントと合意しておきます。合意がないまま進めると、スコープが広がっても追加分を言い出しにくい空気ができてしまいます。工数を記録し見積もりと比較できるツールを使っておくと、再見積もりの根拠を示しやすくなります。ツールの選び方はフリーランスが工数管理ツールを比較するときに見る5つの視点で整理しています。
3つの防御線を、受注してから慌てて用意することはできるでしょうか。答えは難しいものです。見積もりを出す段階で仕込んでおくものだからです。
交渉の余地、前提条件、再見積もりの基準。この3つは受注後には作れません。見積もりを提示する前に、あらかじめ仕込んでおく必要があります。
よくある質問
Q. 工数見積もりと工数算出はどこが違いますか
工数算出はタスクを分解して作業時間を割り出す作業で、工数見積もりはその工数を単価と掛け合わせ、クライアントに提示する金額まで作る作業を指します。算出が終わっていても、金額への変換と根拠の言語化を飛ばすと見積もりは完成しません。
Q. 見積もりの有効期限はどれくらいが妥当ですか
案件の性質にもよりますが、2週間から1か月程度に設定するケースが多くあります。期限を切らないと、時間が経ってから当時の前提と違う条件で発注される可能性があります。見積書には必ず有効期限を明記しておきましょう。
Q. 概算見積もりと正式見積もりの違いは何ですか
概算見積もりは要件が固まる前に出す幅のある数字で、正式見積もりはタスク分解を終えたうえで出す確定に近い数字を指します。概算だけで金額を確定させると、正式見積もりの段階で大きくずれるリスクが残ります。
Q. 見積もりが安すぎたと後から気づいたらどうすればいいですか
契約前であれば、前提条件を見直して再提示します。契約後であれば、スコープが当初の前提と変わっている部分を切り出し、その分だけ追加見積もりとして交渉します。全体を出し直すよりも、差分を示すほうが交渉はまとまりやすくなります。
Q. フリーランスは見積書に何を書けばよいですか
工数の内訳、単価の根拠、対象範囲、除外事項、有効期限の5つが最低限必要になります。これらを書いておくことで、金額の妥当性を聞かれたときにも、感覚ではなく根拠で答えられるようになります。
Q. 予算ありきの案件を依頼されたらどう対応すればいいですか
予算を尊重しつつも、その予算で実現できる範囲を工数から逆に確認する姿勢が要ります。予算内に収まらない場合は、対象範囲を削るか、予算自体の見直しを提案します。予算に合わせて工数の数字だけを無理に縮めるのは避けましょう。
まとめ
工数見積もりが実態と合わない原因は、多くの場合、工数の計算精度ではなく、金額への変換と伝え方にあります。予算から逆算した数字は作業量と無関係になりやすく、工数に単価とバッファを積み上げた金額こそが根拠を持ちます。
見積もりが外れたときは、スコープの変化を切り分けて差分だけを再見積もりし、実績工数を蓄積して次の根拠にしていきます。前提条件を見積書に明記し、再見積もりの基準を受注前に合意しておけば、金額は交渉の場でも守りやすくなります。フリーランスにとって、価格交渉の余地は決して大きくありません。今日の案件から、工数だけでなく金額の根拠まで書き残すところから始めてみてください。