ToDoアプリやメモでタスクは片づいていくのに、どの作業に何時間かかったのかは残っていない。見積もりを感覚で出し、終わってみると割に合わなかった。
そんな経験はありませんか。工数管理というと、タスク管理とは別のツールに別に入力するものと思われがちです。
しかし1人で仕事を回すなら、今のタスクに時間を書き足すだけで始められます。
この記事のポイント
- タスクに見込みとかかった時間を書くだけでいい
- 毎日の見込みは1日の配分でざっくり決める
- 時間は作業を切り替える瞬間に記録する
- 週1回、ズレの大きいタスクだけを見直す
- 案件全体の見込みはタスクを積み上げて出す
この記事では、タスクと作業時間をつなぐやり方を、見込みの決め方、記録のタイミング、ズレの使い方の順に紹介します。工数という言葉の意味は、工数とは何かと人月・人日・人時の単位ごとの計算方法で確認できます。
Contents
タスクに見込みとかかった時間を書けば工数管理になる
タスク管理と工数管理は、別々に始める必要はありません。今のタスクに「見込みの時間」と「かかった時間」の2つを書けば、1つのリストでどちらも回せます。
タスク管理と工数管理は答える問いが違う
2つの違いは、それぞれが答える問いにあります。並べると、次のようになります。
| 比べる点 | タスク管理 | 工数管理 | 2つをつないだ形 |
|---|---|---|---|
| 答える問い | 何を、いつまでにやるか | 何に、どれだけ時間を使ったか | どの作業が、見込みより何時間多くかかったか |
| 管理する単位 | やること | 時間 | やることごとの時間 |
| 記録するとき | 思いついたとき、終えたとき | 作業している間 | 作業を始めるとき、切り替えるとき |
| 使い道 | やり忘れを防ぎ、期限を守る | 稼働や原価をつかむ | 次の見積もりと、追加作業の相談 |
タスク管理だけでは、終わったかどうかは分かっても、かかった時間は残りません。工数管理だけでは、時間は残っても、それが何の作業だったのかがあいまいになりがちです。2つをつないで初めて、「この種類の作業は、いつも見込みより2時間多くかかる」といった、次に生かせる情報が手に入ります。
つなぐのは見込みとかかった時間の2つ
つなぐために足すのは、タスクごとの2つの時間だけです。新しい表やツールを用意する必要はありません。
見込みの時間は、作業を始める前に「これくらいで終わる」と考えた時間です。かかった時間は、実際に手を動かした時間です。工数管理の用語では、それぞれ予定工数、実績工数と呼ばれます。
たとえば「会社案内の表紙デザイン」というタスクに、見込み3時間、かかった時間5時間と書いてあれば、2時間ずれたことがひと目で分かります。タスクの名前と2つの時間がそろっていれば、それだけで工数管理の記録になります。
1人ならタスクリスト1つで両方回せる
1人で仕事を回すなら、タスクと時間を別々の場所で管理する理由はほとんどありません。
チームでは、作業の割り振りと原価の集計を別の人が見るため、ツールを分けることがあります。1人なら、見るのは自分だけです。別々に持つと同じ作業を2か所に書くことになり、忙しい日ほど片方が抜けていきます。タスクの横に時間を書く欄があれば、書く場所は1つで済みます。
筆者は今、タスクと作業時間を同じツールで管理しています。それ以前にメモで管理していた頃も、1日のタスクと時間は同じメモに並べて書いていました。工数管理の流れ全体は、工数管理の基本的なやり方と実績工数を蓄積する5つの手順で整理しています。
タスク管理は何をやるか、工数管理は何に時間を使ったかに答えます。1人で仕事を回すなら、タスクごとに見込みの時間とかかった時間を書くだけで、1つのリストで両方を管理できます。
ただし、見込みの時間を細かく決めようとすると、それ自体が負担になって続かなくなります。次は、見込みの決め方です。
見込みの時間は1日の配分でざっくり決める
毎日のタスクの見込みは、分単位で決めなくて構いません。1日の何割を充てるかでざっくり決めます。案件全体の見込みだけは、タスクを積み上げて出すとズレが小さくなります。
分単位ではなく1日の配分で決める
1日のタスクに細かな見込みをつけると、考える時間そのものが負担になります。
筆者の場合、その日のタスクは項目だけを決めておき、見込みは「業務時間の半分をA、4分の1をB」くらいの配分で考えています。厳密な時間は決めず、作業しながら時間を計測して、あとで振り返ります。
8時間働く日なら、Aに4時間、Bに2時間、残りの2時間をメールや細かな対応に充てる、という具合です。配分で考えておくと、急な対応が入っても「今日はBを減らす」と調整しやすくなります。見込みの役割は、ぴたりと当てることではありません。あとでかかった時間と比べるための、目安を置くことです。
案件全体の見込みはタスクを積み上げる
一方、クライアントに出す見積もりのような案件全体の見込みは、ざっくり決めるとズレが大きくなります。
人は、作業にかかる時間を短く見積もりがちです。1994年に発表された研究では、卒業論文を書く学生に完成までの日数を予測してもらいました。予測の平均は33.9日でしたが、実際には平均55.5日かかり、予測どおりに終えた学生は約3割でした。2004年の別の研究では、作業を細かな要素に分けてから見積もると、短く見積もりすぎる傾向が弱まることが示されています。
そのため、案件全体の見込みは「構成」「デザイン」「原稿の流し込み」「修正」のようにタスクへ分け、それぞれの見込みを足し上げて出します。
筆者も、案件の見込みはタスクを積み上げて出すようにしています。過去に大きく見積もりを外した経験があり、それを防ぐためです。その経験は、あとの章で紹介します。
確認や修正も1つのタスクとして入れる
積み上げるときに特に抜けやすいのが、確認待ちと修正にかかる時間です。
筆者がWeb制作の案件で何度も感じてきたのは、修正や確認は「すぐ終わる」と思われがちだということです。手戻りを見込まないまま進めると、あとで作業がふくらみます。積み上げるときは「初稿の確認対応」「修正1回目」のように、往復ごとに1つのタスクとして見込みを入れておきます。見込みの出し方そのものは、作業工数の算出方法を類推や三点見積もりで使い分ける手順で詳しく紹介しています。
毎日のタスクの見込みは、1日の半分や4分の1といった配分で決めれば十分です。案件全体の見込みは、確認や修正も含めたタスクに分けてから積み上げると、短く見積もりすぎるのを防げます。
見込みを書いても、かかった時間が正しく残っていなければ比べられません。次は、記録のタイミングです。
かかった時間は作業を切り替える瞬間に記録する
かかった時間は、1日の終わりにまとめて書くと、思い出しに頼るためずれます。作業を始めるときと切り替えるときに記録し、忘れた日は大まかに戻せば十分です。
あとからまとめて書くと時間はずれる
1日の終わりにまとめて作業時間を書こうとすると、短くて細かな作業ほど抜け落ちます。
夕方に振り返っても、「午前はデザイン、午後は修正」くらいしか思い出せません。途中で入ったメールの返信や短い打ち合わせは、記録から消えてしまいます。すると、かかった時間は実際より少なく残り、見込みとのズレも小さく見えます。では、どのタイミングで記録すればよいのでしょうか。
筆者もメモで管理していた頃は、記録もれがよくありました。時間も30分から1時間くらいの単位でしか残しておらず、あとから見返しても、どの作業にどれだけかかったのかがはっきりしませんでした。
始めるときと切り替えるときに記録する
記録は、作業を始めるときと、別の作業に切り替えるときにまとめます。
タイマーを使うなら、タスクを始めるときにスタートし、切り替えるときに止めて次のタスクをスタートします。タイマーがなければ、「10時05分 表紙デザイン」のように、切り替えた時刻とタスク名をメモするだけでも構いません。
切り替えの瞬間に記録すれば、記録する回数はその日のタスクの数とほぼ同じになります。1日の終わりに思い出す作業がなくなるので、時間を正確に残すことと、記録を楽にすることが両立します。
忘れた日は大まかに戻せばいい
どれだけ気をつけていても、記録を忘れる日はあります。大切なのは、その日を空白のまま残さないことです。 筆者の場合、打ち合わせが続いた日や、急ぎの案件に対応した日は、タイマーを動かすのを忘れてしまうことがあります。
そうした日は、カレンダーの予定やチャットの履歴を見ながら、だいたいの時間を入れます。正確でなくても、空白のまま残すよりはズレを見る役に立ちます。記録を完璧にしようとして続かなくなるほうが、損失はずっと大きくなります。記録が続かないと感じるときの工夫は、工数管理がめんどくさいと感じる理由と続けられる仕組みの作り方にもまとめています。
かかった時間は、1日の終わりにまとめて書くと、細かな作業が抜けて実際より少なく残ります。作業を始めるときと切り替えるときに記録し、忘れた日はカレンダーなどを見て大まかに戻します。
見込みとかかった時間の2つがそろえば、ズレが見えるようになります。次は、そのズレの使い道です。
見込みとのズレは次の見積もりと相談に使う
記録した時間は、週1回、見込みとのズレが大きいタスクだけを見直し、理由を1行残します。その理由が次の見積もりの精度を上げ、追加作業を相談するときの材料にもなります。
週1回はズレの大きいタスクだけ見る
見直しは週1回、ズレの大きいタスクに絞ります。すべてを見ようとすると、見直し自体が続きません。
目安として、見込みの1.5倍を超えたタスクと、半分以下で終わったタスクだけを拾います。拾ったタスクには、ずれた理由を1行で書き添えます。
- 修正が3回入った
- 素材が届かず、待ち時間が出た
- 似た作業の経験がなく、調べる時間がかかった
理由は短くて構いません。同じ理由が何度も出てくれば、それが次に見込みを直すべきポイントです。
ずれた理由を次の見込みに反映する
ずれた理由が分かれば、次に同じ種類の作業を見積もるときに直せます。
筆者が以前、Web制作会社で会社案内のデザインを担当したときのことです。会社として印刷物の制作に慣れておらず、見積もりの根拠を持てないまま、クライアントの要望どおりに金額を決めていました。見積もりを作る人と実際に作業する人も別でした。見込みは50時間でしたが、実際には300時間かかっています。
なぜ6倍もずれたのでしょうか。見積もった側に同じ種類の作業の経験がなく、見込みが甘かったことが原因でした。この経験から、筆者は案件の見込みをタスクの積み上げで出すようにしています。
ここまで大きくなくても、ズレの理由は次の見込みに反映できます。理由が「修正の往復」なら修正のタスクを1つ増やし、「待ち時間」なら素材がそろう日を前提として見積もりに書き添えます。
追加作業の相談にも使える
かかった時間の記録は、クライアントと追加作業を相談するときの材料にもなります。
フリーランス協会の2025年の調査では、契約にない追加作業を断れないと答えた人が26.6%いました。公正取引委員会と厚生労働省が2024年に行った調査には、782人のフリーランスが回答しています。そのうち21.1%が、作業内容を変更されたのに費用を負担してもらえなかったと答えました。
タスクごとに時間を残していれば、「この修正で何時間増えるのか」を記録をもとに示せます。数字があれば、追加分を別の作業として扱う話を切り出しやすくなります。かかった時間を金額にして伝える方法は、工数見積もりを金額に変換してクライアントに伝える方法で紹介しています。
週1回、見込みの1.5倍を超えたタスクと半分以下で終わったタスクだけを見直し、ずれた理由を1行残します。理由は次の見込みを直す手がかりになり、追加作業を相談するときの根拠にもなります。
ここまでの流れを続けられるかどうかは、入力の手間でほぼ決まります。最後に、道具の選び方を見ていきます。
ツールは二重入力にならないかで選ぶ
タスクと工数の管理は、最初はスプレッドシートの1枚で始められます。ツールに移すときは、タスクと時間を別々に入力しなくて済むかを一番の基準にします。
スプレッドシートなら5つの列で始められる
スプレッドシートで始めるなら、次の5つの列があれば足ります。
| 列 | 項目 | 入れる内容の例 |
|---|---|---|
| A | 日付 | 10月8日 |
| B | 案件 | 会社案内 |
| C | タスク | 表紙デザイン |
| D | 見込みの時間 | 3 |
| E | かかった時間 | 5 |
ズレの大きさは、F列に次の数式を入れると倍率で出せます。
=E2/D2案件ごとにかかった時間を合計するなら、次の数式を使います。
=SUMIF(B:B,"会社案内",E:E)F列に条件付き書式を設定し、1.5を超えた行に色をつけておけば、週1回の見直しでは色のついた行だけを確かめれば済みます。
分けて使うなら連携できるかを確かめる
今のタスク管理ツールを使い続け、時間の記録だけを別のツールにする方法もあります。
その場合は、タスク名を2回入力しなくて済むかを確かめます。タスク管理ツールから時間記録のツールへタスクを取り込めるか、タスクの画面からタイマーを動かせるか、といった連携の有無です。連携がなく、同じタスクを2か所に書くことになると、最初の章で触れたとおり、忙しい日ほど片方が抜けていきます。
まとめるならあとから直せるものを選ぶ
タスクと時間を1つのツールにまとめるなら、タスクにタイマーが付いていて、記録をあとから直せるものを選びます。
切り替えの瞬間にタイマーを押せれば、記録の手間はいちばん小さくなります。ただし、前の章で触れたとおり、記録を忘れる日は必ずあります。あとから時間を足したり直したりしにくいツールでは、忘れた日の記録が空白のまま残ってしまいます。
筆者は、タスクにかかる時間は測りたいものの、厳格になりすぎない運用にしたいと考えて、自分でdoupを作りました。doupでは、タスクを親子の階層で整理でき、ストップウォッチで計った時間や手で入れた時間を、見積時間と並べて比べられます。記録を忘れても、あとから簡単に直せるようにしています。
もちろん、ほかのツールでも、二重入力にならず、あとから直せる点を満たしていれば同じ運用ができます。ツールごとの違いは、フリーランスが工数管理ツールを比較するときに見る5つの視点で比べています。
タスクと工数の管理は、5つの列を作ったスプレッドシートから始められます。ツールに移すときは、タスクと時間を二重に入力しなくて済むかと、記録をあとから直せるかの2点で選びます。
よくある質問
Q. タスク管理ツールだけで工数管理はできますか？
タスクごとに時間を書ける欄があれば、できます。見込みの時間とかかった時間の2つを入れられるかを確かめてください。時間の欄がないツールなら、タスク名の横に手で書き足すか、時間の記録だけを連携できるツールで補います。
Q. 作業時間は何分単位で記録すればいいですか？
タイマーを使うなら、単位を気にせず計測した時間をそのまま残せば十分です。手で書く場合は、15分単位くらいが続けやすい目安です。細かすぎると記録が負担になり、1時間単位では短い作業がまとめて消えてしまいます。
Q. 見込みの時間を書かずに記録だけしてもいいですか？
始めのうちは構いません。かかった時間だけでも、どの作業に時間を使っているかは分かります。ただ、見込みがないとズレは見えないため、慣れてきたら1日の配分くらいのざっくりした見込みから足してみてください。
Q. メールや打ち合わせのような細かい作業も記録しますか？
記録しておくのがおすすめです。細かな作業は1つずつは短くても、合わせると1日のかなりの時間を占めることがあります。「メール・連絡」のようなタスクを1つ作り、まとめて記録すれば手間も増えません。
Q. チームで進める案件でも同じやり方で使えますか？
使えますが、始める前に記録のルールをそろえます。タスクの分け方と、確認待ちを作業時間に含めるかどうかを決めておかないと、人によって時間の残し方がばらつきます。集計の手間が増えるため、チームで使うツールを決めるのが現実的です。
まとめ
タスクは片づくのに、どの作業に何時間かかったのか分からない。その原因は、タスクと時間が別々の場所にあるか、時間がどこにも残っていないことです。タスク管理と工数管理は分けて始める必要はなく、タスクごとに見込みの時間とかかった時間を書けば、1つのリストで両方を回せます。
毎日の見込みは1日の配分でざっくり決め、時間は作業を切り替える瞬間に記録します。週1回、ズレの大きいタスクだけを見直して理由を残せば、見積もりのズレは少しずつ減っていきます。まずは今のタスクリストに、2つの時間を書く欄を足すところから始めてみてください。